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会議・研修の事例

IT企業のリゾートでのセミナー開催を毎回サポート

実施概要

外資系IT企業のF社は、リゾートホテルのバンケット(宴会場)にパートナー企業を招き、商品・サービスのセミナーを開催している。 近畿日本ツーリストには、毎回異なる会場の提案が求められている。

カテゴリー

会議・研修、イベントサポート

内容

会議運営サポート、企業内イベント

人数規模

300人(50人×6回)

概算

1,500万円

旅行先・実施先

国内リゾート

お客さまの課題

  • 適切な会場の選択と手配
  • 設定が複雑な機材の準備
  • 当日の運営

ストーリー

IT企業F社は、不定期開催でパートナー企業を招いて商品とサポートのセミナーを実施。参加者は各回50名で、複数回参加する人もいるため、毎回異なるリゾートホテルのバンケットを利用し、1泊2日で開催している。 当社は会場の手配やセミナーの運営を担当しているが、会場レイアウトはコの字で参加者全員が発表するため、人数分のマイクの用意など通常の会議以上に入念な準備とリハーサルが必要となる。参加者・レイアウトの変更が当日発生することも多く、現場では柔軟な対応が求められる。

課題の解決

当社では豊富なコネクションから、主催者が希望するテーマに合わせて毎回異なる会場を手配。 同時に、セミナーへの細かな要望に応えるため、当日使用する機材を実際に会場に持ち込んで動作確認を行うなど、施設担当者と打ち合わせを重ねた。 前日は入念なリハーサルを行い、どのような状況にも対応できる体制を構築。突発的な変更にも対応できる余裕を持つことができた。

担当者の声

会場選定は複数回参加する方がいることを考慮し、リゾートでも同じような会場にならないよう、立地・会場の雰囲気を吟味しました。 運営面では、リゾートホテルにおいてオフィスと同等の環境を構築するのに苦労しました。現地で調達できない機材は別途用意して持ち込み、会場担当者とも打ち合わせを重ねました。こうした入念な準備がスムーズな運営につながり、毎回お声がけをいただいています。

近畿日本ツ―リストコーポレートビジネス 企画担当

福岡美雪

近畿日本ツーリスト
グループ・トラベル・コンサルタント

KNT-CTホールディングス株式会社
〒163-0239 東京都新宿区西新宿2-6-1
新宿住友ビル 39F
グループ事業推進本部 営業推進部内

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