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会議・研修の事例

大規模会議をフルアウトソーシングし参加者の満足度をアップ

実施概要

東京にあるメーカーのA社が海外からのゲストを招いてセミナーを実施。これまでイベントは内製していたが、担当者の負担が大きかった。そのため運営をアウトソーシング(外注化)することとなり、近畿日本ツーリストがその役割を担った。

カテゴリー

会議・研修

内容

会議運営サポート

人数規模

100人

概算

1,000万(都内発着・交通費・宿泊費含む)

旅行先・実施先

東京都

お客さまの課題

  • 主催者の手間を可能な限り減らすこと
  • セミナーの運営全体のアウトソーシング
  • 費用対効果の高いアウトソーシングであること

ストーリー

東京にあるメーカーのA社は、海外から取引先VIPを招き、セミナーを実施することとなった。 これまでは、自社主催のセミナーやイベントは社内担当者が企画から準備、当日の運営までを担当していた。 しかし、それらに労力がかかり、新しい企画への取り組みや参加者のケアを十分に行うことが出来ていなかったため、セミナー運営のアウトソーシングを検討していた。 一方、社内からは、アウトソーシング費用の面から否定的な意見も出ていた。

課題の解決

近畿日本ツーリストは主催者からの依頼内容を踏まえ、会場・宿泊・交通手配という旅行会社の基本的な業務内容に加え、VIP用の英語対応事務局の設置、イベント当日のトラベルサポートデスクの設置など、幅広い業務委託メニューを提案した。いわゆるフルアウトソーシングである。 事前準備・会議当日ともに、クライアントはセミナーのコンテンツ構築とVIPゲストへの対応に、より多くの時間を捻出できた。特にゲストの満足度が高かったことが、「費用対効果に優れていた」との評価につながった。

担当者の声

アウトソーシングを実施する際、費用対効果も含め、外部への業務委託を不安視する声はつきものです。その不安を解消するために、お客さまからの問合せに対してはクイックレスポンスを心掛けました。 「働き方改革」が進められる中、アウトソーシングは有効な解決策となります。これまで自社内で大規模会議の準備を行っていた企業の皆さま、ぜひ一度ご検討ください。

近畿日本ツ―リストコーポレートビジネス 企画担当

遠藤功起

近畿日本ツーリスト
グループ・トラベル・コンサルタント

KNT-CTホールディングス株式会社
〒163-0239 東京都新宿区西新宿2-6-1
新宿住友ビル 39F
グループ事業推進本部 営業推進部内

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